Experten förklarar: fördelarna med att faktiskt ses på riktigt

Vi arbetar, umgås, dejtar och till och med handlar på nätet. Flexkontoret har kommit att bli standard och de digitala mötena blir fler och fler när pandemin låtit arbetslivet ta ut svängarna. Men vad är det egentligen vi förlorar när vi inte tar oss till jobbet? Åk med när mötesexperten Malin Åkerström banar ut fördelarna med att faktiskt ses i verkligheten.

– Platsen gör skillnad! I verkligheten kommunicerar vi med kroppsspråk, tonfall och ansiktsuttryck och vi kan göra detta mer eller mindre samtidigt med en hel grupp, berättar Malin Åkerström, professor emerita och forskare i sociologi vid Lunds universitet.

Om ett känsligt eller engagerande ämne ligger på agendan kan deltagarna i ett möte gemensamt styra dess riktning åt olika håll genom att utbyta blickar, nicka eller höja ögonbrynen. Svårigheten att läsa av budskap och känslor digitalt försvårar arbetsmöten, då signaler försvagas och sinnesintryck kan upplevas fragmenterade.

Genom att byta miljö och aktivt vara på plats höjs energin, arbetslusten men även engagemanget, då människan är en social varelse som kräver fysisk kontakt.

– Det är svårt att vara kreativa tillsammans digitalt eftersom de informella samtalen blir betydligt färre och närvaron minskar i ett virtuellt mötesrum. Det är lätt att ett möte som är menat att vara interagerande glider ut i att bli ett informationsmöte. Vi känner alla till situationen: “Är det någon som har något att tillägga?” följt av att få eller ingen av deltagarna avvaktiverar sin muteknapp. Interaktion är lättare när man är på plats, säger Malin Åkerström.

Oavsett om mötet är fysiskt, digitalt eller "fygitalt" (kombinationen av båda) har de alla potential att bli lyckade. Allt beror på kontext då olika sorters möten passar vid olika tillfällen, där de digitala ofta betraktas mer effektiva men mindre sociala.

– Stämningen säger allt. Möjligheten att bygga relationer under fikarasten eller att kunna ta kontakt med en person som de vill diskutera vidare med efter mötet går förlorade digitalt. Att diskutera i korridorerna eller att gå tillsammans i trappan skapar de små stunderna – småmötena – som många gånger har en otroligt positiv effekt på arbetet, förklarar Malin Åkerström.

En orsak till att de informella samtalen blir allt färre i ett digitalt möte är för att bara en person kan prata åt gången och deltagarna får det svårt att föra vidare diskussioner med varandra. Dessutom upplevs det som mer oartigt att avbryta i ett virtuellt mötesrum.

– Det är inte ett lika stort brott mot mötesetiketten att avbryta under fysiska möten som digitala. Men det lägger ett visst krav på individen – den som introvert kan ha det tuffare i digitala möten, säger Malin Åkerström.

Den digitala mötestrenden är sannolikt här för att stanna, men många möten kommer att fortsätta samla människor fysiskt. Tidigare ansågs resandet och tiden det innebar vara en nackdel för fysiska arbetsplatser. Emellertid har affärsresandets utveckling förändrat uppfattningen kring detta, då det nu ses som en värdefull del av arbetsprocessen. Möjligheten att arbeta effektivt även under resan har ökat, vilket resulterat i att fler och fler väljer att arbeta på plats och närvara vid möten även i andra städer.

– Vi kommer att fortsätta vara digitala, då vi idag lärt oss både digitalt vett och etikett samt teknologin – något vi inte direkt hade innan pandemin. Men fysiska möten kommer inte att suddas ut, då de är väldigt viktiga för att bibehålla en driven arbetsmiljö och kultur i en hybridvärld. Vi människor behöver resonera om saker – då behöver vi träffas, säger Malin Åkerström.