Uppfattningar om att pension är komplicerat och tidskrävande kommer oftast ifrån otydlighet eller icke-värdeskapande uppgifter, så se till att minska bruset i pensionsadministrationen. Det behöver finnas en tydlighet i informationsflödet mellan chefer, HR och administratörer i pensionsfrågan.

– Istället för att befästa att något är svårt bör vi fokusera på lösningar som gör det enkelt, säger Shoka Åhrman, pensionsexpert på SPP och fortsätter:

– Förutom god kommunikation och tydlig ansvarsfördelning är användarvänliga verktyg centralt för att spara tid och minska risken för manuella fel och förseningar.

Granskningar från bland annat FörsäkringsGirot visar att så många som en femtedel av alla anställda är felförsäkrade. Det är heller ingen hemlighet att många som administrerar de anställdas tjänstepensioner upplever att hanteringen kan vara komplicerad.

"Lova runt och hålla tunt" sänker förtroendet för dig som arbetsgivare direkt, även när det gäller frågor som pension. Därför är det viktigt att dokumentera överenskommelser gällande pension och andra förmåner. Särskilt i de fall då företaget saknar generella pensionspolicys. Se också till att dessa dokument inte lämnar utrymme för tolkning och att de finns tillgängliga både för de som administrerar lön, pension och andra förmåner och för de anställda.

– Och låt för allt i världen inte dessa dokument bli en skrivbordsprodukt som samlar damm, säger Shoka Åhrman, pensionsexpert på SPP.

Förutom god kommunikation och tydlig ansvarsfördelning är användarvänliga verktyg centralt för att spara tid och minska risken för manuella fel och förseningar. På så vis kan ni skapa förutsättningar för att spara tid och undvika onödiga kostnader.

Hur ska man som arbetsgivare hantera den ökade administrationen kopplat till en expansion? Det enkla svaret, enligt pensionsexperten Shoka Åhrman på SPP, är att göra rätt från början.

– Med rätt förutsättningar kan företagets pensionsadministration rulla på oavsett vilka förändringar som sker på företaget. Det viktigaste är att ha en tydlig pensionspolicy på plats, en bra ansvarsfördelning och enkla, digitala verktyg som effektiviserar hanteringen.

För det företag som inte har grundstenarna till en enkel pensionsadministration på plats kan en expansion innebära onödiga kostnader. Otydliga processer och manuella blanketter kan skapa oreda, bristande överblick och bidra till felaktiga avsättningar. Förseningsavgifter, retroaktiva kompensationskrav och åtgärder från Skatteverket är några exempel på möjliga konsekvenser.

En vanlig administrativ fallgrop vid en expansion är att företaget inte räknat med den extra tid och noggrannhet som krävs vid en administrativt mer intensiv period.

– Genom enkla, digitala företagstjänster sparar företaget tid och resurser.

Det är ingen hemlighet att vissa arbetsgivare tycker det är komplicerat att välja och hantera sina anställdas tjänstepensioner. Men enligt Shoka Åhrman, sparekonom på SPP, finns flera knep som gör det enklare.

– Ett tips är att säkerställa att ni har en pensionslösning som både täcker företagets nuvarande och framtida behov. Fråga er leverantör om de har smidiga digitala verktyg som ger en enkel administration – oavsett antal anställda. Se också över om det finns lösningar som går att växa med när ni expanderar internationellt eller genom förvärv.